La gestion de la paie est l’une des plus importantes responsabilités des propriétaires d’entreprise, mais elle ne doit pas nécessairement être la plus stressante. Avec le bon logiciel de paie, les employeurs peuvent avoir l’esprit tranquille et trouver plus de temps pour se concentrer sur la croissance de leur entreprise.
Qu’est-ce qu’un système de gestion de la paie ?
En termes simples, un système de gestion de la paie est le processus par lequel les employeurs versent les salaires à leurs employés. C’est aussi la façon dont ils démontrent leur engagement envers leurs travailleurs, remplissent leurs obligations envers les organismes gouvernementaux et tiennent leurs dossiers financiers en ordre.
Pourquoi la gestion de la paie est-elle importante ?
La gestion de la paie est un élément important de toute entreprise, car elle contribue à améliorer l’engagement des employés et la conformité réglementaire. Sans un moyen efficace et précis de payer les employés, de déposer et de déclarer les impôts, et de tenir des registres, les employeurs pourraient être confrontés à des revendications salariales et à des pénalités coûteuses.
Quelles sont les méthodes de gestion de la paie ?
En fonction de leur budget et du niveau d’implication souhaité, les employeurs ont le choix entre plusieurs options pour la gestion de la paie, notamment :
1. La gestion manuelle de la paie à l’aide de feuilles de calcul
Les employeurs ayant peu d’employés peuvent opter pour une gestion manuelle de la paie, par exemple à l’aide de feuilles de calcul. Les économies potentielles, cependant, sont généralement contrebalancées par les pièges. Les processus de bricolage manuels augmentent le risque d’erreurs coûteuses et prennent du temps sur les activités qui favorisent la croissance de l’entreprise.
2. Logiciel de gestion de la paie
Un logiciel de paie de qualité permet de gagner du temps et d’alléger les charges administratives en automatisant les tâches à forte intensité de main-d’œuvre. Les employeurs peuvent compter sur lui pour calculer avec précision le salaire brut, les déductions et le salaire net, tout en leur permettant de garder un certain contrôle sur le processus.
3. Externalisation
Les employeurs qui souhaitent se débarrasser entièrement de la paie font souvent appel à un fournisseur de services administratifs de paie ou s’engagent dans un co-emploi avec une organisation professionnelle d’employeurs. Dans de tels cas, tous les aspects de l’administration de la paie, y compris les dépôts d’impôts, les rapports et la conformité, peuvent être entièrement gérés par le fournisseur.
Quelles sont les phases du processus de gestion de la paie ?
Quelle que soit la manière dont les employeurs choisissent de gérer la paie, le processus se compose généralement de trois phases :
1. Pré-paie
Les employeurs recueillent les données pertinentes pour la période de paie en fonction des politiques définies de l’entreprise et des exigences réglementaires, notamment les heures travaillées par les employés non exemptés, les heures d’exception, etc.
2. Calculs
Les employeurs calculent le salaire brut total que chaque employé a gagné pendant la période de paie et retiennent les impôts et les déductions, ce qui donne le salaire net.
3. Post-paie
Les employeurs rapprochent leur paie, déposent leurs impôts à la date d’échéance prévue et traitent tous les paiements connexes, tels que les ordres de retenue sur salaire. En outre, ils rémunèrent leurs employés en leur remettant un bulletin de paie ou une fiche de salaire.
